Обзвоны

• Загрузка контактов. Таблица с данными для создания обзвона
• Настройка графика обзвона
• Повторный запуск обзвона
• Очередь и история обзвонов (для пользователей с поканальной тарификацией)
• Раздел "Обзвоны" (для пользователей с поминутной тарификацией)

Загрузка контактов. Таблица с данными для создания обзвона

Запустите Excel, если у вас не установлена эта программа или ее аналог, можете воспользоваться сервисом Google Таблицы или Яндекс документы. Таблицы.

Теперь давайте создадим таблицу с заголовками, соответствующими параметрам в начальном блоке вашего сценария для обзвона. (если сценарий для вас создавали мы, заголовки столбцов вам должен был сообщить ваш менеджер, если нет, можете посмотреть сами по инструкции ниже)

Сценарий для обзвона — это тот, что вы выбрали на первом шаге создания обзвона 

Если забыли или не знаете, какие параметры передаются в начальный блок этого сценария, перейдите в раздел «Сценарии» (лучше открыть в другой вкладке, чтобы не сбросить введенные данные для создания обзвона), найдите в списке сценариев тот, что был выбран для вашего обзвона и кликните по нему, чтобы открыть редактор сценариев.

Найдите начальный блок, который выбирали для обзвона на первом шаге создания обзвона в поле Сценарий (блок указан после «/», на скрине выше название начального блока «Начало сценария»). Начальный блок обычно крайний слева в сценарии. Кликните на него.

На панели справа откроются свойства блока, нас интересует раздел «Параметры». В моем сценарии создан один параметр «phone», значит, мне нужна таблица с одним столбцом с заголовком «phone» и номерами абонентов, которым я хочу звонить.

Столбец «phone» обязателен для обзвонов.

Параметр «fio»* требует создания столбца с заголовком fio и списком ФИО абонентов.
«message»* — заголовок message и тексты сообщений, которые будут озвучены роботом в диалоге
«name»* — заголовок name и имена, по которым робот должен обратиться к абонентам.
*Если в начальном блоке вашего сценария нет этих параметров, не нужно добавлять соответствующие столбцы в таблицу, эти данные все равно не будут учтены.

Сценарий можно закрыть, вернемся к созданию обзвона, а именно, к созданию таблицы с данными для обзвона.

Создадим столбцы с нужными заголовками и данными.

Сохраним таблицу в формате Excel/csv с любым названием. Пример сохранения из гугл-таблиц:

Возвращаемся на страницу создания обзвона, кликаем для загрузки на соответствующую область и выбираем файл только что сохраненной таблицы. 

Дальше нужно проверить, все ли так с данными. У меня все в порядке, я могу нажать на кнопку «Продолжить» и завершить загрузку контактов, перейти на шаг «График» в создании обзвона. Данные загруженной мной таблицы в интерфейсе выглядят вот так:

Рассмотрим возможные варианты отображения данных и ошибок:

1 случай. Если заголовки в таблице не совпадают с названиями параметров, интерфейс предложит нам выбрать, какой столбец соответствует какому параметру. 

Допустим, я создам столбец с заголовком «телефон» вместо «phone», интерфейс будет выглядеть вот так:

Выбираем нужное название столбца «телефон» и нажимаем «Продолжить»

\

2 случай. В ячейках таблицы добавлены некорректные данные или есть незаполненные ячейки.

Тогда будут показаны ячейки с ошибками, интерфейс будет выглядеть таким образом:

Можете исправить ошибки в таблице и загрузить заново, нажав на кнопку «Назад» или создать обзвон, не используя строки, в которых содержатся ошибки, нажав на кнопку «Продолжить».

Также вы можете скачать таблицу со строками, содержащими ошибки, нажав на кнопку «Скачать ошибки» и посмотреть все строки таблице, а не только строки с ошибками, отжав галочку на опции «Только ошибки»

Настройка графика обзвона

После загрузки контактов и проверки таблицы переходим к четвертому, финальному шагу «График» в создании обзвона. По умолчанию все поля предзаполнены для совершения обзвона в ближайшее время с двумя попытками дозвониться с интервалом в 2 минуты. Если вас устраивают такие параметры, нажимаем на кнопку «Создать». Поздравляю, обзвон создан!

Если вам необходимо  изменить какие-то настройки в графике, давайте посмотрим, как это сделать:

Чтобы запустить обзвон в другой день, кликните на поле «Дата обзвона». При клике на саму дату в поле, вы сможете вписать нужную при помощи клавиатуры. При клике на иконку календаря, откроется календарь и вы сможете выбрать нужную дату.

Для того, чтобы выбрать время обзвона, в поле «Начать обзвон с» вместо «Сейчас» выберите «Другое время» и введите нужное время при помощи клавиатуры.

Также важно задать время, когда мы принудительно закончим совершать звонки, чтобы из-за большой очереди и нескольких попыток дозвониться, мы не побеспокоили абонента среди ночи. Введите в поле «Закончить обзвон в» время, в которое вы ходите принудительно завершить обзвон в случае, если не все звонки успеют отработать.

Количество попыток дозвониться — сколько раз мы будем пытаться звонить абоненту в случае, если он не взял трубку или сбросил звонок при дозвоне. Кликните на поле «Количество попыток дозвониться» и выберите нужное количество попыток.

Интервал между попытками — время в минутах между двумя попытками дозвониться до одного абонента. Для редактирования кликните на поле «Интервал между попытками» и введите нужное время в минутах.

После того, как вы ввели нужные данные, нажмите на кнопку «Создать» и примите мои поздравления! Вы закончили с созданием обзвона. Интерфейс предложит вам изменить название обзвона, можете сделать это или продолжить с названием по умолчанию.

Повторный запуск обзвона

Вы можете повторно запустить обзвон по номерам, до которых не удалось дозвониться, с которыми сработал автоответчик или по другим выбранным статусам.

Где запустить повторный обзвон

Местоположение кнопки запуска зависит от вашего интерфейса:

• Если вы используете поминутную тарификацию, откройте карточку обзвона, кликнув на строку нужного обзвона на странице «Обзвоны».

• Если вы используете поканальную тарификацию, откройте карточку обзвона, кликнув на строку нужного обзвона на странице «История обзвонов».

В карточке нажмите кнопку «Выбрать номера для повторного обзвона».

Эта функциональность доступна только для завершенных или отмененных обзвонов.

Шаг 1. Выбор номеров по статусам

В открывшемся окне отобразятся все статусы номеров из завершённого обзвона. Отметьте те, по которым вы хотите запустить повторный обзвон (например, «Не дозвонились», «Автоответчик»). Статусы с нулевым количеством недоступны для выбора.

Платформа автоматически покажет расчётную длительность обзвона в зависимости от количества выбранных номеров.

Нажмите «Создать обзвон».

Шаг 2. Настройка нового обзвона

Процесс настройки повторного обзвона аналогичен созданию нового. При этом:

• Номер и сценарий выбираются автоматически.

• Сценарий менять не рекомендуется, так как для другого сценария могут потребоваться другие параметры и соответствующие им столбцы в таблице контактов.

Дальнейшие шаги:

1. Проверяете таблицу с выбранными записями (шаг загрузки таблицы пропущен).

2. Настраиваете график — дату, время старта и окончания, количество попыток и интервал между ними.

Если вернуться на шаг назад, загруженная таблица будет удалена (появится окно подтверждения).

Где отобразится созданный повторный обзвон

• При поминутной тарификации — в общем списке обзвонов на странице «Обзвоны».

• При поканальной тарификации — в разделе «Очередь обзвонов».

Готово! Повторный обзвон будет запущен по заданным параметрам. Вы сможете отслеживать его статус так же, как и для обычного обзвона.

Очередь и история обзвонов (для пользователей с поканальной тарификацией)

Разделы «Очередь обзвонов» и «История обзвонов» позволяют удобно управлять запланированными и завершёнными обзвонами. Они разделены по назначению:

• Очередь — для активных и ожидающих запуска обзвонов.

• История — для уже завершённых.

Очередь обзвонов

Чтобы перейти к очереди, выберите пункт «Очередь обзвонов» в боковом меню платформы.

В списке отображаются:

• Номер в очереди — порядковый номер обзвона в очереди на текущую дату.

• Дата начала обзвона — дата, на которую запланирован запуск.

• Время обзвона — запланированное время начала и конца обзвона.

• Статус:

  • В работе — X% — обзвон запущен, и звонки выполняются. Процент отражает, какая часть номеров уже прозвонена.

  • В очереди — обзвон ожидает своей очереди на запуск.

  • Запланирован — обзвон создан, но ещё не перешёл в очередь на выполнение.

• Название обзвона.

• Название сценария.

• Расчётная длительность — приблизительное время выполнения обзвона.

Если обзвон не успеет завершиться в рамках времени обзвона, заданного при его создании, исходя из расчетной длительности, система оповестит вас об этом предупреждением: Некоторые обзвоны в очереди не успеют завершиться в установленное время с выбранным количеством каналов для обзвонов.

Правила очереди:

• Очередь формируется в пределах одного дня.

• Первым выполняется уже запущенный обзвон.

• Остальные запускаются по времени начала.

• Если несколько обзвонов имеют одинаковое время начала, приоритет получает тот, который был создан раньше.

Что делать, если обзвон не завершился вовремя:

• Он получит статус «Не успел завершиться». На странице «История обзвонов»

• Перезапуск происходит вручную.

• Вы можете создать новый обзвон на основе номеров со статусом «Не успели дозвониться» без загрузки новой таблицы.

История обзвонов

Чтобы перейти к истории, выберите пункт «История обзвонов» в меню платформы.

В списке отображаются завершённые обзвоны со следующей информацией о них:

• Дата начала обзвона. (если обзвон не стартовал, отображается прочерк).

• Статус.

• Название обзвона.

• Название сценария.

Вы можете кликнуть на строку, чтобы открыть карточку обзвона с:

• Распределением номеров по статусам.

• Возможностью повторного запуска обзвона по выбранным статусам.

• Кнопкой «Перейти к аналитике» для просмотра всех диалогов на странице «Список диалогов».

Повторный запуск обзвона

Из карточки завершённого или отмененного обзвона можно:

• Выбрать номера по нужному статусу (например, «не дозвонились»).

• Создать новый обзвон по этим номерам.

• Платформа предложит предзаполненный график обзвона (можно изменить).

• Загружать таблицу номеров заново не нужно.

Подробнее о функциональности в инструкции по повторному запуску обзвона

Раздел "Обзвоны" (для пользователей с поминутной тарификацией)

Раздел «Обзвоны» — это центральное место, где отображаются все обзвоны проекта: запущенные, завершённые и запланированные для пользователей с поминутной тарификацией.

Как попасть в раздел «Обзвоны»

• Нажмите на пункт «Обзвоны» в левом боковом меню.

Что отображается в списке обзвонов

Каждая строка в таблице — это один обзвон. Для каждого обзвона указывается:

• Название обзвона — задаётся пользователем при создании.

• Сценарий, по которому проводился обзвон

• Статус обзвона:

  • Создан — обзвон создан, но ещё не запущен.

  • В работе — X% — обзвон запущен, звонки выполняются. Процент отображает, какая часть номеров уже обработана.

  • Завершён — обзвон завершён.

  • Отменён — обзвон был отменён пользователем.

  • Ошибка — возникла техническая ошибка при выполнении обзвона.Название сценария, по которому проводился обзвон.

• Дата и время начала обзвона

Действия со списком обзвонов

Над таблицей обзвонов есть:

• Кнопка создания обзвона.

• Поиск по названию — введите часть названия, чтобы найти нужный обзвон.

Просмотр подробной информации об обзвоне

Чтобы открыть карточку обзвона, кликните по строке нужного обзвона в списке. Откроется модальное окно, в котором:

• Отображается полный сценарий, по которому проходил обзвон.

• Видно распределение номеров по статусам.

• Есть кнопка «Перейти к аналитике», которая откроет страницу со всеми диалогами в рамках этого обзвона.

Повторный обзвон по статусам

В карточке завершенного или отмененного обзвона можно выбрать номера с определёнными статусами (например, «не дозвонились») и создать новый обзвон на основе этих номеров:

• Таблицу повторно загружать не нужно.

• Будет предложен предзаполненный график, который можно изменить.

Подробнее см. в инструкции по повторному запуску обзвонов.

Обновление статусов обзвонов

После завершения обзвона статус может не обновиться сразу. Чтобы увидеть актуальные данные:

• Нажмите F5 на клавиатуре или кнопку обновить страницу в браузере.